Vous êtes dynamique, motivé, appréciez le travail en équipe et vous êtes rédacteur ? Venez renforcer nos équipes en apportant vos compétentes, mais aussi rejoindre un département dynamique où il fait bon vivre !
Missions :
Assure la gestion du CASDIS et de la CATSIS. Coordonne la gestion des différents bureaux en charge des instances.
Apporte avec son assistante une aide permanente aux directeurs fonctionnels en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Encadrement d’une secrétaire, adjoint administratif
Activités :
– Élaborer les calendriers semestriels prévisionnels et rétro plannings des Conseils d’Administration et des instances
– Assurer le secrétariat des mémoires du CASDIS et du bureau du CASDIS
– Coordonner et sécuriser la transmission des mémoires
– Transmettre les actes au contrôle de légalité Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l’élu
– Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
– Gérer le courrier du cadre ou de l’élu
– Organiser les déplacements du cadre ou de l’élu
– Etablir une relation de confiance avec le cadre ou l’élu
– Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
– Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
– Organiser le classement et l’archivage des dossiers
– Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
– Suivre l’exécution budgétaire du service
– Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
– Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
– Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
– Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l’élu
– Respecter les délais de transmission de documents avant les r unions
– Prendre des notes lors des r unions et rédiger les comptes-rendus
– Rechercher et diffuser des informations
Compétences :
- Maîtrise
– Aisance en informatique avec maitrise indispensable de l’outil Outlook
– Annuaire de la collectivité et des partenaires
– Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
– Fonctionnement des services de la collectivité
– Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
– Organisation de la collectivité ou de l’établissement public
– Principes rédactionnels de la note de synthèse
– Principes rédactionnels du compte-rendu
– Règles de l’expression orale et écrite de qualité
– Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
– Standard téléphonique, annuaire internet
– Tableaux de bord et outils de planification et suivi
– Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
– Capacité à encadrer un agent
-Techniques de management
- Connaissance
– Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
– Fonctionnement et r le des autres collectivités
– Missions du service
– Structure et organisation du SDIS77
Poste à pourvoir à partir du 2 mai 2022